Dans le domaine de la préservation historique, les archives jouent un rôle essentiel en conservant la mémoire collective d'une nation. Au cœur de ce processus se trouve le versement, une opération qui va bien au-delà du simple transfert de documents. C’est une opération matérielle et intellectuelle où la responsabilité de la préservation d'archives passe des administrations ou des services sectoriels aux Archives nationales. C’est une opération bipartite de décharge et de prise en charge entre le dépositaire et le déposant. Elle témoigne de l'engagement collectif envers la mémoire nationale, assurant ainsi la préservation à long terme des documents ayant un intérêt historique significatif. Les Archives nationales en tant que garantes de l'héritage documentaire de l’État, assument une responsabilité vitale dans ce domaine. En recevant des versements d'archives provenant de diverses sources, elles préservent et protègent l'histoire de la nation, la culture et l'identité des peuples pour les générations futures. Ainsi, Chaque versement obéit à une procédure méticuleusement conduite, allant du désire du Service versant à l’aval de la DAN en passant par l’évaluation et le contrôle des fonds par celle-ci. Cette procédure débute, pour le service versant, par l'identification et l’évaluation minutieuse des documents à valeur patrimoniale, historique et de recherche. Une telle démarche est ouverte à toute personne ou organisation publique, une entreprise privée, une famille ou un particulier.  Après la sélection des documents, il est impératif de constituer un inventaire détaillé décrivant chaque dossier et article précisément à l’aune de métadonnées pertinentes pour en constituer le bordereau de versement. Les phases successives de contrôle des archives nationales aboutiront alors à un avis favorable. Le convoyage des articles peut alors commencer.

Les dossiers versés seront alors inventoriés et documentés, catalogués et préservés dans des conditions optimales afin d’en garantir la pérennité. Cette approche rigoureuse assure une conservation fidèle de l'histoire nationale, préservant ainsi la crédibilité et l'authenticité des archives.

Le versement des documents aux Archives nationales implique leur déplacement physique vers des installations appropriées. Ce processus doit être coordonné par le service versant. Cela implique une logistique adéquate qui garantisse l’ordre originel, le regroupement par sous-fonds et/ou par série des articles. À la réception, les documents sont consignés, vérifiés et identifiés contradictoirement par les services compétents des Archives nationales.

Aujourd’hui, avec l'avènement du numérique, les Archives nationales reçoivent également des archives numériques. Ainsi, les procédures de versement intègrent désormais des dossiers et documents nativement numériques ou dématérialisés, nécessitant une adaptation constante aux évolutions technologiques et une expertise spécifique dans le domaine de la préservation numérique. Pour ce faire, les Archives nationales se sont dotées d’outils d’audit numérique capables d’inventorier les arborescences et objets numériques versés, dans le cadre du contrôle contradictoire préalable à toute réception.

En rassemblant un vaste éventail de documents, allant des manuscrits historiques aux enregistrements gouvernementaux, les Archives nationales facilitent la transmission du savoir et de la connaissance. Ainsi, chercheurs, historiens et citoyens bénéficient d'un accès à une abondante source d'informations précieuses, à des données de première main, propices à la réalisation d'études approfondies, de recherches et d'analyses. C’est pourquoi il est primordial d’investir dans des infrastructures de conservation numériques et immobilières.

Chaque citoyen convient à l’idée que bâtir de telles infrastructures  aux Archives nationales du Bénin, c’est investir dans l'avenir du pays. C’est offrir aux Services producteurs d’archives publiques, la facilité de verser leurs patrimoines archivistiques. C'est un engagement envers les générations futures, l’assurance qu'elles auront accès à leur passé et pourront ainsi mieux comprendre et façonner leur propre destinée. En préservant l'histoire et la mémoire collective, nous protégeons notre passé, nous projetons l'avenir pour un Bénin mieux gouverné dans la sérénité.

BADOU Corin Borgia, consultant à la DAN.

Directeur de publication : Mathias MASSODÉ