Conduite par le directeur des Archives nationales, Monsieur Mathias MASSODE, le programme a donné lieu à plusieurs activités marquantes au profit des trois communes.

Séance de travail avec les autorités communales

« Quand on entre dans une demeure, on honore le lieu et ceux qui y vivent », dit un proverbe béninois. C’est dans cet esprit d’écoute et de respect que se sont tenus les échanges entre la délégation et les autorités locales, afin de garantir une compréhension commune des objectifs de la mission. Les discussions ont porté notamment sur le système d’archivage de chaque commune, l’organisation et la gestion de la fonction "archivage", les difficultés rencontrées ainsi que les besoins spécifiques d’amélioration de la situation actuelle.

La délégation a été accueillie par les secrétaires exécutifs des mairies de Bantè et de Ouassa-Péhunco d’une part, et par le directeur des systèmes d’information de la mairie de Kouandé d’autre part.

Appui en matériels et fournitures d’archivage

Dans une démarche de soutien concret, les Archives nationales ont remis aux communes un lot de matériels et fournitures de traitement. Ce geste à portée symbolique traduit la volonté de l’institution d’accompagner les communes dans la prise en charge complète de leurs archives : de la collecte à la préservation numérique passant par le conditionnement et la conservation dans les magasins dédiés.

Atelier de sensibilisation du personnel et des responsables communaux

 « la répétition est pédagogique », dit-on.

A la suite de la remise de matériel, le personnel et les responsables ont été conviés à un atelier participatif portant sur le thème : « Importance des archives : principes et rôles des acteurs ». L’objectif d’une telle activité est de sensibiliser d’une part le personnel sur la valeur des archives et, d’autre part, de renforcer les acquis.

Les échanges ont permis d’aborder les notions essentielles relatives aux méthodes de gestion des documents d’activités, axées sur « le réflexe dossier » ; les conditions de conservation et de communication des documents ; la numérisation ; tout cela au regard de la valeur du patrimoine archivistique à l’échelle locale, nationale et internationale. De nombreuses préoccupations et ont été formulées par les participants, témoignant de leur intérêt pour la thématique.

Visite des locaux de conservation et des services producteurs

Une visite de terrain a été effectuée dans les locaux de conservation et les services producteurs d’archives, afin d’apprécier leurs conditions de conservation et les méthodes de gestion mises en place. Cette évaluation a permis de relever certaines insuffisances, notamment en matière de ressources humaines et d’organisation interne.

Des recommandations adaptées aux réalités de chaque commune ont été formulées en vue d’améliorer durablement le système d’archivage.