Avrankou, le mardi16 avril 2024. A l’instars des communes de Porto-Novo et Akpro-Missérété, le Programme d’Appui technique (PAT 2.0) de la direction des Archives nationales (DAN) au titre de l’année 2024 a conduit l’institution nationale compétente pour toutes questions d’archives au Bénin (articles 28 et 29 du décret n° 2007-532 du 02 Novembre 2007) dans la commune d’Avrankou. Un moment d’échange avec les autorités communales, d’évaluation du système d’archivage de l’hôtel de ville, de don de matériels d’archivage et de renforcement des capacités des agents était au menu.

La délégation des Archives nationales, dirigée par son Directeur, Monsieur Mathias MASSODE, a été accueillie et reçue par Messieurs Gabriel Sèna GANHOUTODE, le maire, et  Gafarou TCHONIBARE, Secrétaire Exécutif de la Mairie. La mission a été marquée par trois moments forts, à savoir : 

• Une session d'échange et d'information avec le maire et le secrétaire exécutif. Cet entretien riche et prospectif concernait l'organisation administrative de la fonction archives au sein de la commune, le système d'archivage en vigueur, les conditions de conservation des documents, les agents responsables de leur gestion, les actions réalisées au cours des trois dernières années et les perspectives. Le maire a vivement apprécié et salué la présence des Archives nationales. Il n’a pas manqué de faire état de la construction de l’hôtel de ville dont l’achèvement des travaux en cours induira la libération du bâtiment de plus de 200 m2 précédemment construit pour abriter les archives communales. Aussi, la nécessité pour la DAN de former et de sensibiliser le personnel communal sur l’importance des archives était-elle l’une de ses préoccupations majeures;
• Une évaluation du système d’archivage de la mairie, incluant une inspection des locaux de conservation et des services producteurs, a été réalisée pour évaluer le volume de documents produits, leur état de conservation, leur gestion et leur accessibilité. On note une saturation des salles affectées à la conservation des documents, l’absence d’un archiviste professionnel pour leur prise en charge. Aussi, les producteurs éprouvent-ils le besoin de transférer les dossiers dont la D.U.A a expiré au dépôt d’archives communales ;
• Un don de fournitures de traitement et des matériels de conditionnement et de conservation des archives ont été remis aux deux responsables communaux. L’autorité communale, tout en réceptionnant le matériel, a salué le geste fort admirable de la DAN et indiqué la prédisposition du SE et des services compétents à en faire un bon et fructueux usage pour l’amélioration des conditions de conservation et la gestion des archives de la cité.

Cette visite d'inspection a révélé la continuité des défis liés à la gestion des archives papier, en particulier en ce qui concerne l'organisation, la conservation préventive ; mais aussi le défi de la numérisation pour des raisons multiples. Il est donc nécessaire de redoubler d'efforts pour améliorer l'état de conservation et la gestion des fonds. Il revient maintenant aux autorités de la commune de prendre toutes les dispositions nécessaires afin que l’état dans lequel se trouvent leurs documents d’archives soit amélioré. La libération prochaine du magasin de conservation amènera un souffle nouveau à la Commune d’Avrankou. En attendant, les autorités communales devront s’évertuer à la nomination d’un agent en charge de la gestion des archives.

 BADOU Corin Borgia, consultant à la DAN.

Directeur de publication : Mathias MASSODÉ