Allada, le 23 avril 2024. Le  programme d’Appui technique (PAT 2.0) 2024 de la Direction des Archives Nationales (DAN), conformément aux articles 28 et 29 du décret n° 2007-532 du 02 Novembre 2007, met à l'honneur la commune d'Allada. Etaient au menu, des discussions significatives avec les autorités communales, une évaluation du système d'archivage de l'hôtel de ville, une activité de formation-action des agents en charge des archives de la commune, une dotation en matériels de traitement, et de conditionnement des archives.

La délégation des Archives nationales, sous la responsabilité du Directeur Monsieur Mathias MASSODE, a été accueillie par le Secrétaire Exécutif (SE), Monsieur Christophe AHOLOU, et le Directeur des Systèmes d’Information (DSI), Monsieur Wilfried Valery YETONGNON. Les quatre objectifs de la mission ont été atteints, grâce à l’implication personnelle du Secrétaire Exécutif et du DSI.

• Séance de travail avec les autorités communales. Une réunion d'échange et d’information sur l'organisation de la fonction archives, le fonctionnement du système d'archivage actuel, le personnel chargé de la gestion, les initiatives entreprises au cours des trois dernières années et les perspectives. Il ressort de cette discussion, des difficultés d’ordre fonctionnelles relatives au manque de personnel archiviste et de locaux aux normes. Les efforts de la commune avec la confection de nouveaux rayonnages au titre de 2023 et l’affectation d’une salle relativement grande pour la conservation des archives ont été tout aussi exposés. Tout en félicitant le secrétaire exécutif, le Directeur des Archives nationales a convié ses hôtes à une approche plus globale à moyen et long terme, qui intègre la prise en charge des fonds historiques mais surtout la dématérialisation du processus d’archivage et la numérisation.
• Inspection des locaux de conservation et des services producteurs. La délégation a parcouru les bureaux ainsi que le dépôt d’archives en vue d’évaluer le système d'archivage de la mairie, obtenir des données quantitatives sur le volume de documents produits par entité et par la Collectivité, leur état de conservation, leur gestion et leur accessibilité. S’il est à déplorer l’absence d’un agent affecté aux archives, le DSI se fait accompagné d’un agent pour la réorganisation des fonds dans le dépôt, et leur entretien.
• Formation-action in situ. Une activité de traitement in situ d’un fonds d'archives a suivi la visite d’état des lieux. Son objectif est de montrer, par l’action sur le terrain, les méthodes et modalités de traitement des fonds d’archives, leur conditionnement et leur rangement.  C’est une opportunité d'instruire les agents sur les techniques de prise en charge spécifiques aux documents d'archives. Pour la circonstance, le choix de la formation-action est porté sur une collection de Journaux officiels des années 1901 à 1967. L’opération a permis d’identifier un lot de Seize registres de journaux officiels, dégradés de l’intérieur par les termites et autres agents biologiques nocifs au papier. Ces numéros ont été immédiatement retirés de la collection et isolés pour éviter toute contamination. Le reste de la collection traitée et conditionné est rangé et mis à la disposition du DSI.
• Appui en matériel d’archivage. Un lot de fournitures pour le traitement, des matériels de conditionnement et de conservation des archives ont été remis aux autorités communales, en vue de réduire les facteurs néfastes à la mauvaise gestion des archives. Le SE, a exprimé son appréciation envers la Direction des Archives nationales et a rassuré de l’usage productif et rationnel qui en sera fait pour améliorer la gestion des archives de la cité de Houégbadja.
• Evaluation des performances de la Commune. Allada avait reçu la visite de la DAN en 2017, dans le cadre de ce même programme. Mais elle n’avait pas pu obtenir un appui en matériels de conditionnement et de traitement. La mission de 2024 acte le cycle d’évaluation des communes déjà appuyées et accompagnées. Ainsi, il ressort des éléments d’évaluation que la commune d’Allada a régressé de plus d’un point par rapport à 2017 et progressé d’un point. L’Agent affecté aux Archives admis à la retraite n’a pas été remplacé. Toutefois, une salle plus grande, munie de rayonnage, est affectée aux archives.

L'inspection a révélé la persistance des défis en matière de gestion des archives au niveau de cette commune, mettant en avant les besoins d’un archiviste, d’organisation, de conservation préventive et de numérisation. Il est impératif d'accentuer les efforts pour améliorer à la fois l'état de conservation et de gestion de ces archives, mais aussi leur prise en charge. Il appartient désormais aux autorités de la commune de prendre toutes les mesures nécessaires pour améliorer l'état de leurs documents d'archives. La mise en pratique des recommandations de la DAN est donc indispensable. 

Allada parviendra-t-elle à se hisser à la hauteur des communes bénéficiaires de la seconde phase de ce programme axé sur la dématérialisation ?

BADOU Corin Borgia, consultant à la DAN.

Directeur de publication : Mathias MASSODÉ