Akpro-missérété, le 03 avril 2024. Le Programme d'Appui Technique aux communes au titre de l’année 2024 (PAT 2.0) de la Direction des Archives nationales (DAN), conformément aux articles 28 et 29 du décret n° 2007-532 du 02 Novembre 2007, a eu pour cible la municipalité d’Akpro-missérété. Un moment d’échange avec les autorités communales, d’évaluation du système d’archivage de l’hôtel de ville, de don de matériels d’archivage et de renforcement des capacités des agents.

Madame Léontine HOUNNOU ABALLO, Chef de Service Inspection Suivi et Contrôle, représentant le Directeur des Archives nationales, était à la tête de la délégation . Accueillie et reçue par Madame Latifatou BIO OURE, Secrétaire exécutive de la Mairie, les deux parties ont pu aborder, sans autres formes de protocole, les différents points au menu de cette visite.

• Au prime abord, une séance de dialogue et d'information avec les autorités sur l'organisation administrative relative à la prise en charge des archives, au système d'archivage en place, le personnel responsable de sa gestion, les initiatives menées ces trois dernières années et les orientations futures.
• Ensuite, une visite des locaux de conservation et des services producteurs de documents a permis d’évaluer le système d’archivage de la mairie, en analysant le volume de documents produits, leur état de conservation, leur gestion et leur accessibilité. Les différents types de documents conservés et leurs natures variées ont été identifiés aux fins de futurs projets de numérisation.
• Aussi, une formation-sensibilisation des responsables administratifs et des agents de la collectivité a-t-elle été organisée  en vue de renforcer leurs capacités sur l’importance des archives, les rôles des producteurs de documents et les bonnes pratiques archivistiques. Les autorités communales et les agents de la mairie, y compris les secrétaires administratifs d’arrondissements, ont participé à la communication sur le thème « Importance des archives : principes et rôles des acteurs ». Les sujets traités comprenaient la compréhension de la notion d’archives et ses dérivés, leur importance et leur intérêt pour la nation, l'état actuel des archives dans l'administration publique béninoise, les orientations de l’État, les approches de solution à envisager, les bonnes pratiques en matière de gestion des archives, l’identification des différents acteurs impliqués dans la chaine d’archivage et leurs rôles respectifs. Après la présentation, les participants ont exprimé leur satisfaction et ont exprimé des préoccupations relatives aux pratiques métiers, aux procédures et normes d’archivage. S’ensuit un moment de partage d’expériences enrichissantes, tant pour la communicatrice que pour les agents communaux.
• Enfin, un ensemble de fournitures pour le traitement et de matériels de conditionnement et de conservation des archives a été offert à la commune. Ce geste symbolique visait à encourager la commune dans ses efforts de prise en charge des documents, mais aussi à sensibiliser sur la nécessité de doter le service des archives d’un minimum annuel de matériels de travail. L’autorité communale, tout en réceptionnant le matériel, a exprimé sa gratitude envers la DAN et a promis d’en faire un usage qui améliore efficacement la gestion des archives de la commune.

Ces différentes phases de la mission ont mis en évidence les défis persistants liés à la gestion des archives papier, soulignant le besoin accumulé de traitement des fonds, d'organisation, de conservation préventive et de numérisation. Il est donc crucial d'intensifier les efforts pour améliorer à la fois l'état de conservation et la gestion de ces archives. Il incombe désormais aux autorités de la commune de prendre toutes les mesures nécessaires pour inverser la situation actuelle, afin de garantir aux générations futures, une mémoire documentée et accessible à tous. La mise en œuvre des recommandations faites par la DAN y contribuera inéluctablement.

BADOU Corin Borgia, consultant à la DAN.

Directeur de publication : Mathias MASSODÉ