Mémoire officielle et patrimoine historique, les archives font partie de l’information stratégique dont disposent les administrations pour la prise de décisions éclairées. Ces considérations se sont imposées en République du Bénin particulièrement depuis la Conférence des Forces Vives de la Nation de 1990 et lors des Etats généraux de la Fonction Publique en 1994. La volonté politique de réduire les dysfonctionnements relatifs à la mauvaise gouvernance des archives s’est manifestée notamment, par la décision de rattacher la Direction des Archives Nationales à la Présidence de la République en 1990, de créer dans tous les ministères et institutions, un service de Pré-archivage (SPA) et de renforcer les prérogatives et le statut de la Direction des Archives Nationales (DAN) par la prise de décret n°2007 -532 du 02 novembre 2007. En dépit de tous ces efforts, les problèmes demeurent persistants, et c’est la raison pour laquelle le gouvernement a décidé de doter le Bénin d’une politique nationale de développement des Archives dont le document cadre organisé en six parties en est l’expression.
Le Bénin, par sa position géographique de pays côtier du golfe de Guinée et par ses ressources humaines et naturelles, présente de nombreuses caractéristiques géo climatiques. Mais ces caractéristiques comportent des contraintes, en particulier pour la conservation et la préservation de biens tels que les archives, singulièrement celles sur support papier qui représentent la grande masse de cette catégorie de patrimoine au Bénin. Les traditions culturelles privilégiant l’oralité, la faiblesse du revenu moyen par habitant et l’illettrisme sont autant de facteurs qui ne prédisposent pas les Béninois à l’adoption spontanée d’une culture de l’archivage des documents manuscrits et imprimés, ni à leur conservation.
La mémoire des Archives au Bénin s’étend de la période coloniale aux temps actuels, sans tenir compte des multiples changements de régimes. Les Archives publiques, sous leurs formes actuelles, sont pour l’essentiel un héritage de l’administration coloniale française. Leur constitution formelle remonte à 1913, dans le cadre de la mise en place du système des Archives de l’Afrique Occidentale Française (AOF). Mais l’organisation et l’entretien des archives ont commencé à décliner dès 1945. Cette situation n’a cessé de se détériorer après l’émancipation politique au Dahomey en 1960. Il faut attendre les années 80 et surtout la conférence des forces vives de la nation, de février1990, pour que des tentatives soient faites pour redresser cette situation très préoccupante.
A la suite des textes coloniaux organisant et réglementant les Archives du Dahomey, les autorités béninoises ont pris de nombreuses dispositions organisationnelles et juridiques visant à améliorer l’environnement législatif et réglementaire des Archives, mais une analyse critique des textes en vigueur révèle certaines insuffisances et des possibilités d’amélioration, au regard des pratiques et des expériences d’autres pays comme le Sénégal, la France et le Canada.
Pendant des décennies, les services publics avaient cessé de verser les archives du 2ème âge à la DAN. La reprise des versements par certaines administrations ces dernières années se fait à un taux moyen annuel de 5,14% et la capacité de stockage de la DAN est au seuil de la saturation : 6 000 ml pour un total actuel de 7 000 ml pour l’archivage papier. Les ressources matérielles et les infrastructures affectées à la DAN et aux services et dépôts d’archives sont pour la plupart inadaptées et insuffisantes, face à la croissance de la masse des archives. La plupart des bâtiments d’archives construits ont été détournés de leur but initial et affectés à d’autres usages. C’est le cas par exemple des bâtiments d’archives du Ministère du Plan et du Développement et du Ministère en charge du commerce.
Les ressources humaines et financières consacrées à la gestion des archives sont nettement insuffisantes pour faire face aux besoins sans cesse croissant aux niveaux, central, déconcentré et décentralisé.
Sur le plan financier, pour le cas spécifique de la Direction des Archives Nationales, placée sous la tutelle de la Présidence de la République, l’autonomie financière qui lui est accordée n’est pas effective. Ce qui ne lui permet pas de remplir raisonnablement sa mission.
De cette analyse, il ressort que les difficultés liées au développement du secteur des archives sont dues à des facteurs socioculturels (la persistance d’une culture de l’oralité qui entraine une très faible appropriation de la pratique archivistique "l’absence d’une culture des archives et l’ignorance de l’importance de la documentation" (ALAFIA 2025, P.133)) et des facteurs fonctionnels (absence d’un cadre cohérent de gouvernance, d’un programme de construction et d’extension des locaux abritant les archives, aussi bien aux Archives Nationales que dans les structures sectorielles ; et le manque de personnel et de matériels essentiels de travail).
Une analyse des forces et faiblesses, des opportunités et menaces, dégage un tableau équilibré des possibilités de résoudre les problèmes actuels de gestion des archives au Bénin.
Au total, il se dégage trois grands défis à relever :
La politique nationale de développement des archives trouve son fondement dans :
Les Principes et Normes de gestion des archives
Les principes essentiels relatifs à la gestion des archives reposent sur deux concepts de base de la science archivistique. Ce sont :
Le choix des normes essentielles, à savoir :
Les enjeux mis en relief à travers l’analyse du secteur des archives au Bénin indiquent que toute la chaîne documentaire doit être revisitée et prise en compte. A cet égard, la vision du Bénin en matière de promotion et de gouvernance des archives est la suivante : « A l’horizon 2030, l’archivage est systématique au Bénin, fidèle à la mémoire collective, et au service du développement ».
La vision se décline essentiellement en trois grandes orientations, chacune articulée en axes stratégiques, à savoir :
Orientation stratégique n°1 : Renforcement du cadre juridique, institutionnel et stratégique de gestion des archives
Il s’agira d’enrichir et d’harmoniser au regard des nouvelles exigences le cadre juridique et normatif (lois, règlements, normes et standards) de la gestion des archives, à travers les deux axes ci-après :
Orientation stratégique n°2 : Développement des infrastructures, des capacités techniques des services d’archivage et de nouvelles technologies de gestion des archives
Il s’agira de développer des infrastructures de conservation et des technologies modernes de gestion et de communication des archives.
Orientation stratégique n°3 : Développement des ressources humaines et financières
La politique des archives vise également à optimiser la participation du secteur au développement social et économique de la Nation, à travers deux axes stratégiques :
Pour assurer une mise en œuvre efficace et efficiente de la politique de développement des archives, il est urgent de prendre des mesures essentielles à savoir,
La PNDA est assortie d’un cadre logique et de programmes déclinés en plans d’actions prioritaires qui énoncent les actions en activités, identifient les acteurs et distribuent les responsabilités par organisme ou institutions impliquées. Ces plans d’actions seront mis en œuvre dans le cadre global des projets d’investissement public, de la réforme budgétaire à travers des Plans de Travail Annuels, des Plans de Consommation de Crédits et des plans de Passation de Marchés Cohérents.