La délégation des Archives nationales conduite par le Directeur, Monsieur Mathias MASSODE, est reçue par Monsieur HONVOU François Zannou, 3ème Adjoint au Maire accompagné de la Directrice du système d’information (DSI) de la Municipalité, Mme SOULIATOU IDI, en charge de la fonction archives.

La mission a été marqué par trois temps forts à savoir :

• une séance d’échange et d’information avec les autorités communales sur l’organisation administrative de la fonction archives, le système d’archivage mis en place, les agents chargés de son animation, les actions menées les trois dernières années et les perspectives. Les autorités communales n’ont pas manqué de mettre l’accent sur les contraintes et défis inhérents à l’archivage dans la mairie, et de ce fait, salué la présence de la DAN et son implication directe pour pallier ce problème. L’Adjoint au maire a rappelé l’appui de la DAN en 2023, avec le renforcement les capacités du personnel des archives, des secrétaires d’arrondissement et autres producteurs de documents ;
• un don de fournitures de traitement et de matériels de conditionnement et de conservation des archives. Il s’agit d’un ensemble constitué de boites d’archives de trois modèles différents, de papiers au format A4, des lots chemises et sous-chemises dossiers, des chamoisines, … pour ne citer que ceux-là. L’autorité communale, tout en réceptionnant le matériel, a salué le geste fort admirable de la Direction et promis en faire un bon et fructueux usage pour l’amélioration des conditions de gestion des archives municipales.  Il n’a pas manqué de transmettre les précieux mots de reconnaissance de la ville à l’endroit du donateur.
• une inspection des locaux de conservation et des services producteurs a permis enfin d’évaluer le système d’archivage de la mairie, le volume de documents produits, leur état de conservation, leur gestion et leur accessibilité.

Il ressort de cette visite d’inspection la persistance des défis de prise en charge des archives papier, notamment en termes d'organisation, de conservation préventive et de numérisation. Des efforts restent donc à faire pour améliorer l’état de conservation et la gestion des fonds. A cet effet, l’archiviste municipal doit jouer un rôle de premier plan en travaillant aux côtés des producteurs dans leur bureau, pour garantir une meilleure transition vers la dématérialisation de ces précieux supports patrimoniaux, dont les prémices s’identifient par la mise à disposition d’ordinateur et de système de gestion numérique par l’Agence des systèmes d’information et du numérique.

A cet effet, des discussions fructueuses ont été menées avec l’archiviste municipale, Mme TOUKOUROU Zoulfath, sur les meilleures pratiques en matière de conservation et d'accès aux archives, la bonne tenue des magasins de conservation, la nécessité de réaliser les inventaires des fonds, la visibilité des actions menées et les échanges d’expériences avec la DAN et le réseau national des Archives. Il a donc été recommandé à cette dernière de maintenir un contact étroit avec les services producteurs et la DAN.

A travers cette action, la Direction des Archives Nationales montre son engagement inébranlable dans l'amélioration des pratiques archivistiques au niveau des collectivités locales, une étape cruciale dans la préservation de l'histoire et de l'identité nationales.

BADOU Corin Borgia, consultant à la DAN.

Directeur de publication : Mathias MASSODÉ