Aguégué, le 17 avril 2024. Le Programme d'Appui Technique aux communes au titre de l’année 2024 (PAT 2.0) a été déployé conformément aux articles 28 et 29 du décret n° 2007-532 du 02 Novembre 2007 dans la commune des Aguégués. Au menu de cette phase, il était prévu une séance d’échange avec les autorités communales, une évaluation du système d'archivage de la mairie, la sensibilisation et le renforcement des capacités des agents, et un don de matériel d’archivage.

La délégation de l’institution patrimoniale, conduite par Monsieur Mathias MASSODE, Directeur Archives nationales, a été accueillie par le Secrétaire Exécutif (SE), Monsieur Elysée Jean de Dieu KOUDJO et la Directrice des Systèmes d’Information (DSI), madame Souliatou IDI. La mission a été marquée par trois moments essentiels :

• Une réunion technique d’échange et d’information avec les autorités communales concernant la structuration administrative de la gestion des archives, le système de préservation actuel, les acteurs impliqués dans sa mise en œuvre, les réalisations récentes et les orientations à envisager. Les problématiques de l’affectation d’un archiviste professionnel et d’un dépôt d’archives à la fonction archives ont été également abordées ;
• Une inspection des espaces de conservation et des départements producteurs d’archives a été effectuée afin d'évaluer le système d'archivage de la mairie. Cette évaluation a mis en évidence l'analyse du volume des documents produits par la commune, leur état de conservation, leur gestion et leur accessibilité. Les discussions se sont poursuivies sur les perspectives et exigences minimales relatives à la prise en charge du patrimoine archivistique de la collectivité. Les Aguégués étant une commune insulaire, l’accent a été mis sur la nécessité de préserver les fonds d’archives de la montée des eaux en temps de crue, et de prévenir toutes formes de catastrophes relatives aux intempéries, à l’environnement immédiat de la commune ou au microclimat;
• Un lot de fournitures, de matériels de traitement et de conditionnement des archives a été offert et mis à la disposition de la DSI pour une prise en charge efficace des documents. La commune représentée par Monsieur Elysée Jean de Dieu KOUDJO a salué l'initiative de la DAN et a rassuré ses représentants de ce que le matériel serait utilisé de manière judicieuse pour améliorer les conditions de gestion et de conservation des archives communales .

Cette inspection a souligné la persistance des défis relatifs à la gestion des archives papier dans les administrations communales, mettant en lumière les difficultés de conservation et de gestion de la mémoire administrative, les besoins en matière d'organisation, de conservation préventive et de numérisation. Il est donc impératif d'intensifier les efforts pour améliorer l'état et les conditions de conservation et de gestion de ces archives. Cela passe notamment par l’affectation d’un dépôt d’archives aux normes, d’un archiviste professionnel et des matériels et fournitures de travail à la fonction archives.

Il revient maintenant aux autorités de cette commune de prendre toutes les dispositions nécessaires afin que l’état dans lequel se trouvent leurs documents d’archives soit amélioré. Pour ce faire, la mise en application des recommandations de la DAN est essentielle.

BADOU Corin Borgia, consultant à la DAN.

Directeur de publication : Mathias MASSODÉ