Le Ministère des Affaires Étrangères a organisé, les 15 et 16 janvier 2025, les Journées des Archives Diplomatiques sous le thème « Les archives bien tenues, pour une gestion transparente et efficace ». Cet événement a permis de rassembler les acteurs du domaine afin de renforcer les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire et d’archivage dans un contexte de digitalisation croissante.

Une première journée axée sur la modernisation des outils documentaires

Après l’ouverture officielle par les représentants du ministère, la première communication a porté sur la présentation de la bibliothèque numérique du ministère, désormais accessible via l’intranet SharePoint. Cet outil permet au personnel du ministère de consulter le catalogue des documents disponibles en bibliothèque physique, avec un aperçu des couvertures et des résumés. Toutefois, la consultation en ligne reste indisponible pour des raisons liées aux droits d’auteur et aux licences de diffusion. Cette plateforme constitue une avancée majeure vers une meilleure accessibilité aux ressources documentaires du ministère par le personnel.

Cette première journée a été marquée par l’intervention de Madame Linda Laourou KIKI, conseillère juridique à l'Agence des Systèmes d'Information du Numérique (ASIN). Elle a animé un atelier-débat sur « Les défis et opportunités de la protection des données à caractère personnel à l’ère du numérique » dans le contexte de gestion des archives diplomatiques. Son intervention a mis en lumière les obligations légales et les normes en matière de gestion des données sensibles, insistant sur les responsabilités des parties prenantes et sur les droits des citoyens en matière de protection des données personnelles.

La présentation du catalogue des services d’archivage du MAE a clôturé la journée. Il présente entre autres le service Intranet du ministère et les statistiques d'utilisation de la plateforme de gestion électronique du courrier (GEC). Ces outils, en constante évolution, offrent aux agents une gestion plus structurée et efficace des documents administratifs.

Deuxième journée : formations et renforcement des capacités

La deuxième journée a été consacrée à deux grandes formations animées par M. GBAGUIDI Apollinaire, expert en gestion documentaire. La première session a porté sur la numérisation et la gestion des documents électroniques, avec un accent particulier sur les formats adaptés aux différentes catégories de documents (PDF/A, TIFF, BMP, WAV, AVI). Les participants ont également été sensibilisés aux notions de SAE (Système d’Archivage Électronique), GEC (Gestion Électronique des Courriers) et GED (Gestion Électronique des Documents), afin d’éviter toute confusion dans le choix et l’implémentation des outils numériques.

La seconde session a permis de présenter les outils de gestion actualisés des archives, validés par la Direction des Archives Nationales. Un focus a été mis sur le « Code des usages en matière de gestion des archives diplomatiques », qui définit les procédures de nommage, d’indexation et de conservation des documents, aussi bien physiques que numériques. Ce document constitue une véritable référence pour l’ensemble des services du ministère.

Un engagement renouvelé pour une gestion optimale des archives

Ces deux journées d’échanges et de formation ont permis aux participants d’acquérir des connaissances approfondies sur les enjeux de la gestion documentaire et les défis de la transformation numérique dans un contexte diplomatique. Les interventions de qualité et la richesse des thématiques abordées témoignent de l’importance accordée par le ministère à la préservation et à la valorisation de son patrimoine documentaire.

L’événement s’est clôturé sur les mots de remerciement du Directeur des Systèmes d’Information (DSI), qui a salué l’engagement de toutes les parties prenantes et a encouragé la mise en œuvre des recommandations issues de ces journées pour une gestion plus efficiente des archives diplomatiques.